Datenschutzerklärung für Atraxis
Stand: Juni 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Handcrafted Halloween Haunts e.K.
Am Schifferwall 2
21335 Lüneburg
Deutschland
Telefon: +49 176 30348899
E-Mail: info@handcrafted-halloween-haunts.com
2. Allgemeine Hinweise
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform Atraxis.
3. Zwecke der Datenverarbeitung
Atraxis ist eine Softwareplattform zur Verwaltung von Cast-Mitgliedern, Bewerbungen, Kostümen, Verfügbarkeiten und Einsatzplanungen.
Personenbezogene Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Bereitstellung der Plattform
- Verwaltung von Benutzerkonten
- Durchführung von Authentifizierungs- und Anmeldevorgängen
- Verwaltung von Bewerbungen
- Verwaltung von Cast-Mitgliedern
- Planung und Dokumentation von Einsätzen
- Verwaltung von Kostümen
- Kommunikation mit Benutzern
- Gewährleistung von Sicherheit und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Plattform
- Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
4. Benutzerkonten
Bei der Nutzung von Atraxis werden personenbezogene Daten verarbeitet, die für die Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten erforderlich sind.
Hierzu gehören insbesondere:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Benutzerrolle
- Anmeldedaten
- Zeitpunkte von Anmeldungen und Aktivitäten
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des Nutzungsverhältnisses.
5. Bewerbungsmanagement
Soweit die Bewerbungsfunktion genutzt wird, können folgende Daten verarbeitet werden:
- Name
- Kontaktdaten
- Bewerbungsunterlagen
- Notizen und Bewertungen
- Statusinformationen des Bewerbungsprozesses
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
6. Cast-Mitglieder und Einsatzplanung
Im Rahmen der Verwaltung von Cast-Mitgliedern können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name
- Kontaktdaten
- Adresse
- Verfügbarkeiten
- Team- und Positionszuordnungen
- Einsatzhistorie
- Kommunikationsdaten
Die Verarbeitung erfolgt zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen sowie zur Verwaltung von Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnissen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Kostümverwaltung
Zur Organisation von Kostümen und Einsätzen erfassen wir Konfektions- und Kleidergrößenangaben (z. B. Größe S/M/L oder Schuhgröße). Diese Angaben dienen ausschließlich der Zuordnung passender Kostümteile und lassen keine Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand, Behinderungen oder sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO zu. Sollten im Einzelfall weitergehende Körpermaße erhoben werden, die einen solchen Rückschluss ermöglichen, weisen wir gesondert darauf hin und holen ggf. eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO ein.
8. Historien- und Protokollierungsdaten
Zur Gewährleistung der Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Integrität der Plattform werden Änderungen an relevanten Datensätzen protokolliert.
Hierbei können insbesondere folgende Informationen gespeichert werden:
- Zeitpunkt der Änderung
- Art der Änderung
- betroffener Datensatz
- ausführender Benutzer
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. Hosting durch Vercel
Die Plattform wird über Vercel bereitgestellt.
Im Rahmen der Nutzung können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere:
- IP-Adresse
- Browserinformationen
- Gerätedaten
- Server-Logdaten
Mit Vercel wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Soweit personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere durch den Einsatz von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
Vercel setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein und verfügt unter anderem über Zertifizierungen nach SOC 2 Type II sowie ISO 27001.
10. Datenbank und Authentifizierung durch Supabase
Für Datenbankbetrieb, Authentifizierung und technische Backend-Dienste nutzen wir Supabase.
Die Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert.
Mit Supabase wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Gespeicherte Daten werden durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff geschützt.
11. Fehler- und Performance-Monitoring durch Sentry
Zur Erkennung, Analyse und Behebung technischer Fehler sowie zur Überwachung der Anwendungsperformance setzen wir Sentry ein.
Im Rahmen des Monitorings können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- IP-Adresse
- Browser- und Gerätedaten
- Fehlermeldungen und Stacktraces
- technische Kontextdaten zur aufgerufenen Seite bzw. Anfrage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Fehlerbehebung und einem sicheren Betrieb der Plattform gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Daten werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert (Sentry EU Data Residency). Mit Sentry wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
12. Technisch notwendige Cookies und Sitzungsdaten
Atraxis verwendet technisch notwendige Cookies und ähnliche Technologien, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind.
Diese dienen insbesondere:
- der Authentifizierung angemeldeter Benutzer,
- der Aufrechterhaltung von Sitzungen,
- der Speicherung sicherheitsrelevanter Informationen,
- der Speicherung von Spracheinstellungen und Benutzerpräferenzen.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zur Bereitstellung der Plattform erforderlich ist.
Eine Nutzung der Plattform ohne diese technisch notwendigen Cookies ist nicht möglich.
13. Versand von E-Mails
Für den Versand von E-Mails nutzen wir Resend.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Inhalt versendeter Nachrichten
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Versand systemrelevanter E-Mails, Benachrichtigungen und Einladungen.
Mit Resend wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Resend ist ein Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Soweit personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission sowie weiterer geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO.
14. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Im Einzelnen gelten insbesondere folgende Aufbewahrungsfristen:
| Datentyp | Frist |
|---|---|
| Benutzerkonten | nach Vertragsende |
| Bewerbungen | 6 Monate nach Abschluss |
| Papierkorb | 30 Tage |
| Audit-Logs | 24 Monate |
| Backups | 30 Tage |
15. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
- Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
- Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
- Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
- Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
16. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde für unser Unternehmen ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Deutschland
17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund technischer, rechtlicher oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.
Die jeweils aktuelle Fassung ist innerhalb der Plattform abrufbar.
18. Verantwortlichkeiten der Organisationen
Atraxis wird von Organisationen wie Freizeitparks, Veranstaltern, Museen oder anderen Einrichtungen zur Verwaltung ihrer Bewerber, Mitarbeiter, Cast-Mitglieder und Einsatzplanungen genutzt.
Die jeweilige Organisation ist grundsätzlich für die Rechtmäßigkeit der von ihr in Atraxis erfassten und verarbeiteten personenbezogenen Daten verantwortlich.
Soweit Atraxis personenbezogene Daten im Auftrag einer Organisation verarbeitet, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO und nach Weisung der jeweiligen Organisation.
Betroffene Personen können sich sowohl an die jeweilige Organisation als auch an uns wenden. Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag einer Organisation verarbeiten, werden wir entsprechende Anfragen an die verantwortliche Organisation weiterleiten.